Binnen BVM Groep Nederland, waar Brafon en Obex onderdeel van zijn, werkt Brafon advies en implementatie nauwgezet met onze toezichthouders kwaliteitsborging brandveiligheid (hierna ‘toezichthouder’). Deze kennispublicatie licht toe hoe de rol van toezichthouder vorm krijgt binnen onze projecten.
In de afgelopen jaren kregen wij als Brafon steeds vaker de vraag of wij de volledige verantwoordelijk voor de complete uitvoering van brandveiligheidsprojecten op ons konden nemen. Brafon is met name sterk vertegenwoordigd in bestaande bouw en het op peil brengen van de brandveiligheidsvoorzieningen. Dit voeren wij uit samen met meerdere (vaste) partners. Op deze wijze zorgen wij ervoor dat het concrete advies ook wordt omgezet in plannen en daden. Dit levert niet alleen brandtechnisch, maar ook financieel aanzienlijk betere uitkomsten op voor onze klanten, vergeleken met traditionele aanbestedingen.
Onze toezichthouders dragen, in samenwerking met een projectleider of een brandveiligheidsmanager, de verantwoordelijkheid voor het succesvol volbrengen van projecten, in lijn met de afspraken en verwachtingen van onze opdrachtgevers. Deze opdrachten kunnen variëren van het herstellen van brandwerende scheidingen, het vervangen van brandmeldinstallaties tot het begeleiden van uitgebreide verbouwingen en nieuwbouwprojecten.
De toezichthouder zorgt voor een juiste coördinatie tussen de uitvoerende partij (hierna ‘aannemer’) en de opdrachtgever (en de projectleider/brandveiligheidsmanager, indien aanwezig). Een belangrijk gegeven is dat dit op basis van goed vertrouwen moet verlopen om zo binnen deze driehoek een “teamgevoel” te creëren. Hieronder volgt een gedetailleerde beschrijving van alle werkzaamheden:
- De toezichthouder ontvangt het definitieve brandveiligheidsconcept welke is opgesteld door één van de consultants vanuit de brandveiligheidsmanager/projectleider.
- De prijsvorming moet begeleid worden door de toezichthouder (op basis van een rondgang op locatie). De prijs (begroting/offerte) die door de aannemer wordt geleverd moet gebaseerd zijn op het definitieve brandveiligheidsconcept. De rondgang wordt door de toezichthouder georganiseerd en met de opdrachtgever (en de brandveiligheidsmanager) afgestemd. De contactgegevens hiervoor ontvangt de toezichthouder vanuit de opdrachtgever of de brandveiligheidsmanager.
- De offerte die opgesteld wordt door de aannemer (naar aanleiding van het brandveiligheidsconcept tezamen met de rondgang op locatie) wordt overeenkomstig de uitvraag ontvangen door de opdrachtgever of de brandveiligheidsmanager. De toezichthouder of de brandveiligheidsmanager controleert of de geoffreerde prijzen in lijn liggen met eerdere afgegeven prijzen en marktconformiteit.
Indien dit voldoet kan opdracht worden verstrekt vanuit de opdrachtgever, een positief advies richting de opdrachtgever zal volgen. Indien prijzen niet in lijn liggen met de eerder afgegeven prijzen zal de toezichthouder of de brandveiligheidsmanager dit bespreken met de aannemer om tot een juiste offerte te komen.
- Na goedkeuring/opdrachtverstrekking aan de aannemer vanuit de opdrachtgever wordt de offerte doorgestuurd richting de toezichthouder. Een werklijst (inspectielijst ten tijde van toezichthouding) en een opleverrapport worden door de toezichthouder opgesteld, SnagStream wordt gebruikt om tijdens de tussentijdse inspecties en oplevering tekortkomingen, constateringen e.d. vast te leggen (naar inzicht van de toezichthouder). De tekeningen die in SnagStream worden ingeladen zijn de tekeningen, behorende bij het definitieve brandveiligheidsconcept.
- De toezichthouder organiseert voorafgaand aan de uitvoering een startoverleg (Kick-Off) waarbij de aannemer en de opdrachtgever aanwezig zijn. Dit in overleg met de brandveiligheidsmanager, indien aanwezig. De opdrachtgever zorgt ervoor dat aanvullende medewerkers eventueel aansluiten (de toezichthouder informeert de opdrachtgever dat alle benodigde medewerkers van de opdrachtgever bij het startoverleg aanwezig zullen zijn. De toezichthouder ontvangt de contactgegevens van alle aanwezigen vanuit de opdrachtgever of de brandveiligheidsmanager. Van dit startoverleg wordt een verslag gemaakt waarin de afspraken omtrent materiaalkeuze, werktijden, opslag materialen, etc. worden vastgelegd.
- De toezichthouder is het aanspreekpunt vanuit de verschillende actoren. M.b.t. problematiek aangaande het project is de toezichthouder het aanspreekpunt. Indien er zaken zijn die niet door de toezichthouder opgelost kunnen worden, wordt door de toezichthouder opgeschaald richting de opdrachtgever of de brandveiligheidsmanager.
- De toezichthouder organiseert (tussentijdse) inspecties om vast te stellen in hoeverre de uitvoering voldoet aan de vereisten. Van deze inspectie wordt een inspectierapport gemaakt. Deze wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgever of de brandveiligheidsmanager. Na accordering vanuit de opdrachtgever of de brandveiligheidsmanager wordt het inspectierapport ter kennisgeving gestuurd richting de aannemer en eventueel de opdrachtgever.
- De toezichthouder organiseert de oplevering. Deze oplevering kan enkel worden georganiseerd als alle benodigde documenten conform uitvraag zijn geleverd door de aannemer. Dit betreffen de onderstaande documenten:
- Testrapporten en productinformatie over de toegepaste producten
- Logboek brandwerende voorzieningen vanuit de aannemer
- Eventueel certificaten of verklaringen vanuit leverancier(s).
- Na oplevering wordt een opleverrapport opgesteld door de toezichthouder. Eventuele restpunten worden vermeld in het opleverrapport. In overleg met de aannemer wordt hieromtrent een gereviseerde planning overeengekomen. Dit in samenspraak met de opdrachtgever of de brandveiligheidsmanager.
- Indien benodigd zal een heroplevering volgen. De afhandeling (of middels foto’s, dan wel middels een herinspectie/oplevering op locatie) bepaalt de toezichthouder tezamen met de opdrachtgever of de brandveiligheidsmanager.
Nadat bovenstaande stappen zijn voltooid zorgt de toezichthouder voor overdracht richting de opdrachtgever. Dit bestaat uit het compleet aanleveren van alle inspectierapporten, het opleverrapport, het logboek van brandwerende voorzieningen, testrapporten/productinfo van de gebruikte producten en eventueel verklaringen/certificaten van de leverancier(s).
Conclusie
Kortom, alles valt of staat met een duidelijke rolverdeling, een juiste demarcatie van werkzaamheden, het maken van goede afspraken en vertrouwen in elkaar. Een toezichthouder speelt daar een uitermate belangrijke rol in.
Wilt u meer weten over de rol van toezichthouder?
Dan nodigen wij u uit om de opleiding ‘Toezichthouder Brandveiligheid’ te volgen bij Obex. Of mocht u na het lezen van deze kennispublicatie meer informatie ontvangen over de werkzaamheden van een toezichthouder? Dan kunt u altijd contact met ons opnemen.
Pieter Peeters
Senior Toezichthouder Kwaliteitsborging Brandveiligheid
